Konwersja z DOC na PDF nie jest tak powszechna, jak się wydaje! Sprawdź, co jest problemem

Pliki PDF są niezwykle wygodne ze względu na swoją trwałość. Istnieją oczywiście sposoby ich edycji, jednak w porównaniu z plikami DOC jest to trudniejsze. To znaczy, że właśnie w PDF-ach zapisuje się dokumenty, które mają zawsze wyglądać tak samo – ale najpierw trzeba je do tego formatu przekonwertować, a to wcale nie jest proste.

Czy to już powszechnie dostępna funkcja?

Od lat już edytory tekstu oferują funkcję konwersji do pliku PDF obsługiwaną natywnie. I rzeczywiście w wielu przypadkach będzie to działało poprawnie, natomiast faktem też jest, że tak wygenerowane pliki PDF najczęściej są otwierane w podobnym środowisku, więc nawet jeśli pojawiły się błędy, to jest niewielkie ryzyko, że będą one widoczne.

Dopiero jednak rozbudowany konwerter DOC na PDF obsługuje wszystkie funkcje, dzięki którym stworzone pliki rzeczywiście zachowują integralność i będą prawidłowo odczytywane nie tylko na innych komputerach z różnymi systemami operacyjnymi, ale także na smartfonach i tabletach. 

Co najczęściej nie działa przy konwersji na PDF?

Wbudowane w programy do edycji mechanizmy zapisu do plików PDF często korzystają z różnego rodzaju programistycznych „skrótów”, dzięki którym można wygenerować finalny plik bez wnikliwej analizy źródła. Takie działanie jest szybkie i sprawdza się w przypadku wielu najprostszych dokumentów, ale niektóre funkcje mogą nie działać poprawnie. 

• Elementy formatowania. Podstawowe warunki formatowania, takie jak krój i wielkość fontu raczej zostaną obsłużone, ale problemy mogą pojawić się z interlinią albo nietypowymi odstępami przed lub po akapicie. To samo może dotyczyć ustawienia grafik lub obiektów osadzonych. Dopiero profesjonalny konwerter DOC na PDF potrafi te elementy oszacować i umieścić prawidłowo w pliku wynikowym.
• Łącza (wewnętrzne i zewnętrzne). W złożonych dokumentach umieszcza się łącza wewnętrzne, czyli kotwice ułatwiające nawigację, a często również zewnętrzne. O ile nawet prosty konwerter zachowa ich wartość słowną, to nie zawsze będą one klikalne. To uciążliwe, jeśli nie działają również kotwice umieszczone w przypisach lub spisie treści.
• Przypisy, bibliografie, spisy treści. Nie są to zwykłe listy i wyróżnia je nie tylko formatowanie, tymczasem jedynie nieliczne konwertery DOC na PDF prawidłowo je przetwarzają, zachowując i pozycję w dokumencie, i funkcjonalność, i oryginalne formatowanie, które może być ważne choćby ze względu na normy przyjęte w danej organizacji.
• Znaki specjalne i obiekty. W wielu fachowych tekstach rutynowo stosuje się znaki specjalne – przykładem niech będą nawet równania matematyczne, ale przykładów jest przecież znacznie więcej. Potrzeba dobrego algorytmu konwersji, który zachowa ich oryginalne formatowanie – bez tego znaki te mogą zostać zastąpione lub usunięte.

Takich pułapek jest oczywiście znacznie więcej i w każdej branży lista ta będzie wyglądała odrobinę inaczej, jeśli chodzi o wagę poszczególnych problemów, natomiast faktem jest, że inwestycja w dobry konwerter DOC na PDF może wielu osobom oszczędzić nerwów.